Ειδικός Λογαριασμός Κονδυλίων Έρευνας

Μονάδα Οικονομικής & Διοικητικής Υποστήριξης (Μ.Ο.Δ.Υ.) του Πανεπιστημίου Κρήτης

Ενημέρωση για τη συμπλήρωση των Συγκεντρωτικών Φύλλων Χρονοχρέωσης

Αγαπητές συνεργάτιδες και αγαπητοί συνεργάτες,

Όπως θα γνωρίζετε, σταθερή μέριμνα του ΕΛΚΕ αποτελεί η υιοθέτηση ηλεκτρονικών διαδικασιών σε όλο το φάσμα της οικονομικής και διοικητικής διαχείρισης των έργων, με γνώμονα την καλύτερη οργάνωση, τη μείωση της γραφειοκρατίας, την επιτάχυνση εκτέλεσης των πράξεων, την ορθή τήρηση του θεσμικού πλαισίου, και την προστασία του περιβάλλοντος από την άσκοπη χρήση των έντυπων μέσων.
Στην παρούσα φάση, έχει τεθεί ως στόχος η αναβάθμιση της Εφαρμογής Καταγραφής Ωρών Εργασίας, με την οποία θα διασφαλίζεται η ηλεκτρονική υποβολή των εντολών πληρωμής και η αξιοπιστία των χρονοχρεώσεων κατά τις διαδικασίες ελέγχου και πιστοποίησης δαπανών.
Προκειμένου να καταστεί δυνατή η ενεργοποίηση της αναβαθμισμένης έκδοσης της Εφαρμογής στο πληροφοριακό σύστημα του ΕΛΚΕ, θα πρέπει οι απασχολούμενοι σε έργα που προβλέπουν αμοιβή βάσει χρονοχρέωσης να έχουν συμπληρώσει μέχρι την Παρασκευή 9 Σεπτεμβρίου 2022 τα Συγκεντρωτικά Φύλλα Χρονοχρέωσης όλων των παρελθόντων μηνών μέχρι και τον μήνα Αύγουστο 2022, συμπεριλαμβανομένων και μηνών από προηγούμενα έτη που ενδεχομένως παραμένουν σε εκκρεμότητα.
Με την ενεργοποίηση της αναβαθμισμένης Εφαρμογής στα μέσα Σεπτεμβρίου, όλες οι καταχωρήσεις προηγούμενων μηνών θα “κλειδώσουν” στο πληροφοριακό σύστημα, χωρίς να υπάρχει η δυνατότητα διορθωτικών ή συμπληρωματικών ενεργειών από τον απασχολούμενο.
Εφεξής μετά το τέλος κάθε μήνα, θα πρέπει όλοι οι απασχολούμενοι να καταχωρούν τις ώρες απασχόλησής τους σε όλες τις ενεργές τους συμβάσεις (είτε πρόσθετης απασχόλησης, είτε ιδίας συμμετοχής) εντός ενός μήνα
. Για παράδειγμα, η καταχώρηση των ωρών του Σεπτεμβρίου θα είναι δυνατή μέχρι 31 Οκτωβρίου, του Οκτωβρίου μέχρι 30 Νοεμβρίου κ.ο.κ. Με την παρέλευση κάθε μήνα, το σύστημα θα “κλειδώνει” για τις ώρες του προηγούμενου μήνα και δε θα υπάρχει δυνατότητα διορθωτικών ενεργειών από τον απασχολούμενο.

Με την ευκαιρία, υπενθυμίζουμε κάποια σημαντικά στοιχεία για τη μέθοδο της Χρονοχρέωσης:
Το Συγκεντρωτικό Μηνιαίο Φύλλο Χρονοχρέωσης (Global timesheet) περιλαμβάνει την πλήρη καταγραφή του χρόνου απασχόλησης όσων μελών του προσωπικού του Ιδρύματος συμμετέχουν σε έργα που προβλέπουν αμοιβή βάσει χρονοχρέωσης. Περιλαμβάνει την πρόσθετη απασχόληση, σύμφωνα με συμβάσεις σε έργα του ΕΛΚΕ και τη συμβατική απασχόληση στο Ίδρυμα, σύμφωνα με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τη νομοθεσία για κάθε κατηγορία προσωπικού. Η συμβατική απασχόληση αφορά στο σύνολο των δραστηριοτήτων του απασχολούμενου που συναρτώνται με την ιδιότητά του ως μέλους του Ιδρύματος, π.χ. διδασκαλία, συμμετοχή σε επιτροπές και όργανα διοίκησης, καθώς και μη χρηματοδοτούμενη έρευνα. Μέρος της μη χρηματοδοτούμενης έρευνας δύναται να εντάσσεται στο πλαίσιο υλοποίησης ερευνητικών έργων και να καταγράφεται διακριτά ως Ιδία Συμμετοχή του Ιδρύματος.
Η τελική έκδοση του Συγκεντρωτικού Φύλλου οριστικοποιείται μετά την καταχώρηση όλων των παραπάνω ωρών απασχόλησης και δεν συνδέεται αποκλειστικά με μία εντολή πληρωμής αλλά με το σύνολο των εντολών πληρωμής που αφορούν σε παράλληλες συμβάσεις ενός απασχολούμενου για τον ίδιο μήνα. Για την εξόφληση μιας εντολής πληρωμής, η οριστικοποίηση του Συγκεντρωτικού Φύλλου είναι αναγκαία αλλά όχι ικανή συνθήκη, καθώς η εξόφληση συναρτάται και με άλλες παραμέτρους, όπως η ύπαρξη ταμειακού διαθέσιμου στο έργο.
Για την πιστοποίηση των δαπανών από τα όργανα επαλήθευσης και τους ελεγκτικούς φορείς στα προγράμματα που χρηματοδοτούνται από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή, στα συγχρηματοδοτούμενα έργα του ΕΣΠΑ και σε έργα που χρηματοδοτούνται αποκλειστικά από εθνικούς πόρους (π.χ. ΕΛΙΔΕΚ), η προσκόμιση αξιόπιστων Συγκεντρωτικών Μηνιαίων Φύλλων Χρονοχρέωσης, ως συνοδευτικών εγγράφων των εντολών πληρωμής, είναι απαραίτητη προϋπόθεση.
Προκειμένου ένα Συγκεντρωτικό Μηνιαίο Φύλλο Χρονοχρέωσης να θεωρηθεί αξιόπιστο, θα πρέπει να πληρούνται σωρευτικά οι ακόλουθες προϋποθέσεις:
1. Θα πρέπει να είναι μοναδικό. Για παράδειγμα, δε θα πρέπει να υποβάλλεται προς πιστοποίηση σε ένα Φορέα ένα φύλλο χρονοχρέωσης το οποίο περιλαμβάνει x ώρες απασχόλησης και ακολούθως να υποβάλλεται σε άλλο (ή ακόμη και στον ίδιο) Φορέα ένα διαφορετικό φύλλο χρονοχρέωσης το οποίο να περιλαμβάνει ψ ώρες απασχόλησης, επειδή στο ενδιάμεσο διάστημα καταχωρήθηκαν ώρες από μία σύμβαση που δεν είχε συμπεριληφθεί στο αρχικό.
2. Θα πρέπει να συνδέεται με ωριαία κόστη που προκύπτουν από τις ετήσιες τακτικές αποδοχές. Για τον λόγο αυτό άλλωστε ο ΕΛΚΕ έχει αποφασίσει την έγκριση διακριτών συμβάσεων ανά ημερολογιακό έτος, όταν πρόκειται για απασχόληση με χρονοχρέωση.
3. Η οριστικοποίηση του Συγκεντρωτικού Μηνιαίου Φύλλου Χρονοχρέωσης δε θα πρέπει να απέχει ημερολογιακά κατά διάστημα μεγαλύτερο του ενός (1) μήνα κατά μέγιστο από το μήνα τον οποίο αφορά.

Λίστα ανακοινώσεων

ΑναρτήθηκεΠαρασκευή, 10 Ιουνίου 2022

στην κατηγορίαΓενικές Ανακοινώσεις

  Αποστολή ανακοίνωσης

Διαύγεια Ε.Κ.Τ. Erasmus+ Ε.Σ.Π.Α. 2014-2020 Ευρωπαϊκή Ένωση Euraxess Horizon 2020